Vous cherchez à choisir un accompagnateur Qualiopi et vous vous demandez à qui confier votre préparation. 2 vérifications suffisent à trancher. Vous pouvez les faire toutes les deux avant de signer. Demandez-lui ce qu’il vous fera préparer pour l’ouverture de votre audit, puis demandez-lui combien de non-conformités ses clients ont eues le jour J.
Je vous écris ce texte en tant qu’auditrice Qualiopi en activité. J’ai réalisé plus de 150 audits. Je vois le résultat du travail des accompagnateurs une journée entière, assise en face de leur client.
Dans cet article, je vous explique pourquoi cette question revient si souvent, ce qui sépare un accompagnateur d’un certificateur, les 2 tests à faire avant de signer, ce que coûte réellement un audit qui se passe mal, les 3 façons d’acheter une préparation, les questions à poser et ce qu’il faut vérifier sur la suite de votre cycle.
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« J’ai fait appel à Vanessa afin de me préparer à un audit de surveillance Qualiopi, son accompagnement est professionnel, pragmatique et m’a aidé à bien comprendre cette norme exigeante. »
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Vous vous demandez où en est votre propre préparation ? 30 minutes suffisent pour faire le point ensemble et repartir avec un avis clair sur ce qui vous manque.
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Choisir un accompagnateur Qualiopi : pourquoi personne ne l’a vérifié avant vous
L’accompagnement Qualiopi n’est encadré par personne. Aucun diplôme, aucune habilitation, aucun agrément n’est exigé pour exercer. N’importe qui peut ouvrir un site demain matin et vendre de la préparation à la certification.
Ce qui est réglementé, c’est la délivrance de la certification elle-même. Elle est réservée aux organismes certificateurs accrédités par le Cofrac et à quelques instances de labellisation reconnues par France compétences sur des périmètres précis. Entre vous et cette délivrance, toute la zone de la préparation reste libre d’accès.
C’est précisément pour ça que la vérification vous revient. Personne ne l’a faite à votre place en amont.
Aujourd’hui, sur les organismes que j’accompagne, environ 30 % arrivent chez moi après un accompagnement raté. D’autres arrivent après avoir essayé seuls. Ceux-là ont souvent récolté des non-conformités le jour de leur audit. Ils n’ont toujours pas compris pourquoi, ni comment éviter que ça recommence.
Vous ne trouverez aucun label à vérifier, aucun annuaire officiel à consulter. Les accompagnateurs ne s’en réclament d’ailleurs pas. Ils se présentent comme experts : c’est à vous de juger ce que ce mot recouvre.
Il y a un second point qui explique pourquoi la réponse est difficile à trouver. Tapez votre question dans Google et regardez qui signe les résultats. Les articles qui expliquent comment choisir un accompagnateur Qualiopi sont presque tous écrits par des structures qui en vendent. Les critères qu’ils listent décrivent leur propre offre.
Accompagnateur, certificateur, auditeur : 3 rôles à ne pas confondre
3 acteurs interviennent dans votre parcours Qualiopi. Les confondre fausse tout votre jugement au moment de choisir.
| Accompagnateur | Organisme certificateur | Auditeur | |
|---|---|---|---|
| Son rôle | Vous prépare avant l’audit : process qualité, base documentaire, plan d’action | Délivre, maintient ou refuse la certification | Mène l’audit sur le terrain et rédige le rapport |
| Qui le choisit | Vous, librement | Vous, parmi les organismes accrédités par le Cofrac et les instances reconnues par France compétences | Le certificateur, qui le mandate |
| Qui le paie | Vous, directement | Vous, frais d’audit séparés | Le certificateur |
| Ce qui l’engage | Votre préparation et votre autonomie le jour J | Le respect strict du référentiel national qualité | L’impartialité et le respect du plan d’audit |
| Activité réglementée | Non | Oui, accréditation Cofrac ou reconnaissance France compétences | Oui, formation obligatoire par le certificateur |
Regardez la dernière ligne. Sur les 3 acteurs de votre parcours, un seul exerce une activité que personne n’encadre. C’est celui que vous choisissez le plus librement.
Le certificateur n’a aucun intérêt à vous faciliter la tâche. L’auditeur qu’il mandate encore moins. Préparer votre organisme à cette journée-là, c’est tout le travail de l’accompagnateur.
Le test des 5 premières minutes
Un audit s’ouvre toujours de la même façon. Avant d’aborder le moindre indicateur, je demande 3 documents :
- votre dernier bilan pédagogique et financier
- la liste des formations que vous avez réalisées
- la liste des participants de ces formations
Bien accompagné, vous les avez préparés. Ils sont là, sur la table, à jour.
Mal accompagné, vous ne les avez pas. Et ce qui suit est toujours le même enchaînement. L’audit prend du retard pendant que vous cherchez. La panique s’installe. Une incompréhension se met en place entre nous, parce que vous ne voyez pas pourquoi je démarre par là.
Je sais donc en 5 minutes comment votre préparation s’est passée, avant même d’avoir ouvert le référentiel.
Ces 3 documents servent à constituer l’échantillon sur lequel l’audit va porter. On ne fait pas d’audit à l’aveugle : on audite la mise en œuvre effective, donc on part de votre activité réelle sur la période écoulée.
Tous les auditeurs les demandent, systématiquement. Sur un audit de surveillance Qualiopi, si aucune action de formation n’a été réalisée depuis le précédent audit, l’audit porte alors sur les process que vous avez mis en place.
Un accompagnateur qui a déjà suivi des audits le sait. S’il ne vous les a pas fait préparer, il ne vous a jamais expliqué comment un audit commence.
Voilà comment retourner ce test avant de signer. Posez cette question à votre futur accompagnateur : « que me ferez-vous préparer pour l’ouverture de l’audit ? »
S’il cite le bilan pédagogique et financier, la liste des formations réalisées et celle des participants, il a vu des audits se dérouler. S’il vous répond en termes généraux, sur les indicateurs ou sur la base documentaire, posez la question une seconde fois, plus précisément. La réponse vous renseignera davantage que n’importe quelle page de références.
Une cliente le formule mieux que moi dans son avis : « 2 mois plus tard, je validais mon audit avec 0 non-conformité et le sourire ! »
Ce que mesure vraiment un « 100 % de réussite »
Regardez les pages de vente des accompagnateurs Qualiopi. Vous y trouverez presque toujours un taux : 95 %, 98 %, 100 % de clients certifiés.
Ce chiffre ne peut pas être autre chose. Un organisme qui récolte des non-conformités le jour de son audit dispose systématiquement d’un délai pour les lever. Il les lève et il est certifié. Un accompagnateur peut donc afficher 100 % de clients certifiés en ayant laissé chacun d’eux repartir avec 5 non-conformités à traiter.
Ce taux décrit le fonctionnement du dispositif, pas la qualité de votre préparation.
Un seul chiffre mesure quelque chose : le nombre de non-conformités constatées le jour de l’audit.
| Le chiffre annoncé | Ce qu’il mesure | Ce qu’il laisse dans l’ombre | La question à poser |
|---|---|---|---|
| « 100 % de mes clients sont certifiés » | Que le dispositif accorde un délai pour lever les non-conformités | Combien de non-conformités ont été relevées et combien de mois il a fallu pour les solder | « Combien de non-conformités vos clients ont-ils eues le jour de l’audit ? » |
| « X années d’expérience » | L’ancienneté de la structure | Si cette personne a déjà assisté au déroulement d’un audit | « Combien d’audits avez-vous suivis de bout en bout ? » |
| « Expert Qualiopi » | Rien de vérifiable, le terme ne correspond à aucune définition | Tout | « Sur quoi repose cette expertise : audits suivis, organismes accompagnés, versions du référentiel traversées ? » |
| « Zéro non-conformité constatée sur les audits de mes clients » | Un résultat constaté après coup, vérifiable auprès des clients concernés | Ce qui se passera dans votre cas, que personne ne peut garantir à l’avance | « Puis-je échanger avec 2 de ces clients ? » |
De mon côté, voici ce que je peux dire. Je le dis comme un constat. Depuis 2020, aucun des organismes que j’ai formés ou accompagnés n’a eu de non-conformité constatée le jour de son audit. Sur cette période, le guide de lecture est passé de la version 4 à la version 9.
Le référentiel lui-même n’avait pas bougé jusqu’à la nouvelle version de cette année. Ce sont les précisions d’application qui ont évolué, version après version. Il a fallu les suivre à chaque fois.
Je ne vous promets pas zéro non-conformité pour autant. Personne ne peut vous le promettre avant votre audit, moi comprise. Méfiez-vous d’ailleurs de quiconque vous le garantit par écrit : cette promesse vous apprend déjà quelque chose sur la personne en face de vous.
Ce qu’un accompagnateur peut vous garantir, c’est de vous préparer à répondre et de rester avec vous si une non-conformité tombe malgré tout. C’est d’ailleurs ce sur quoi repose mon accompagnement Qualiopi, audit blanc compris.
Une garantie commerciale est autre chose. Elle est parfaitement tenable. Un accompagnateur qui s’engage à vous rembourser si vous n’êtes pas certifié au terme du parcours prend un risque financier sur son propre travail. Il ne prétend pas décider à la place de l’auditeur. La distinction tient en une question : la garantie porte-t-elle sur ce que fait le prestataire, ou sur ce que fera l’auditeur ?
Ce que coûte vraiment un audit qui se passe mal
Tout le monde finit par être certifié. La question se pose donc : pourquoi se donner tant de mal en amont ?
Parce que le délai de levée des non-conformités se paie de 3 façons, pas seulement en argent.
- En temps. Vous reprenez les preuves manquantes, vous les reconstituez, vous les transmettez. Ce travail arrive au pire moment, juste après une journée d’audit qui vous a mis sous tension, sur un sujet que vous n’avez précisément pas maîtrisé.
- En frais d’audit. Quand le certificateur estime que le nombre de non-conformités constatées est trop important, ou que la démonstration de votre démarche qualité est trop légère, il peut diligenter un audit complémentaire. Le coût de votre audit peut alors doubler.
- En accès aux financements. Votre audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois qui suivent votre certification. La veille de l’échéance du 22ᵉ mois, vous êtes encore dans les temps. Après, vous vous exposez à une suspension de votre certification, qui peut aller jusqu’à 6 mois. Un organisme de formation dont la certification est suspendue perd l’accès aux financements qui en dépendent.
| Ce qui est constaté | Le délai dont vous disposez |
|---|---|
| Non-conformité majeure | 3 mois |
| Non-conformité mineure | 6 mois |
| Mauvais usage de la marque Qualiopi | 30 jours |
Regardez les 2 premières lignes. Le délai le plus court accompagne le constat le plus lourd. Une non-conformité majeure vous laisse 3 mois pour reconstituer ce qui manquait, sur le point où vous étiez le moins préparé.
Les 2 premiers délais sont fixés par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit. À défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue. Le troisième vient du règlement d’usage de la marque Qualiopi, dans sa version de mars 2023.
Il reste un coût que personne ne chiffre. 18 mois plus tard, vous vous présentez à votre audit de surveillance avec le souvenir d’un audit qui s’est mal passé et sans avoir compris ce qui avait manqué. C’est dans cet état que la plupart des organismes arrivent chez moi.
Les 3 façons d’acheter une préparation Qualiopi
Le marché propose 3 formats, à des prix qui vont de quelques dizaines d’euros à plusieurs milliers. Chacun échoue d’une façon qui lui est propre. Connaître ces façons vous aide à poser les bonnes questions.
| Format | Prix constatés sur le marché | Ce que vous obtenez | Ce qui rate le plus souvent |
|---|---|---|---|
| Kit documentaire | 27 € à quelques centaines d’euros | Un dossier de modèles à remplir, vendu en ligne, sans interlocuteur | Les documents sont génériques. Ils portent le nom des indicateurs sans correspondre à aucun. Vous arrivez à l’audit avec des fichiers, sans preuves |
| Accompagnement clé en main | Environ 1 500 € à 7 000 € | Un prestataire qui construit votre process qualité et votre base documentaire | Le travail est fait à votre place. Vous n’avez jamais compris la démarche que vous étiez censé mettre en place, ni ce que vous deviez produire. La communication s’espace, puis s’arrête |
| Formation | Variable selon la durée et le financement | Vous construisez votre démarche vous-même, avec quelqu’un qui vous forme | Ce format repose sur votre implication. Il ne convient pas à quelqu’un qui veut déléguer entièrement |
Le kit à bas prix mérite qu’on s’y arrête, parce que c’est l’achat le plus fréquent chez les organismes qui viennent me voir après coup.
J’ai eu entre les mains un de ces kits vendus 27 €. Il contenait une base documentaire complète, propre, bien rangée. Chaque document portait le nom d’un indicateur. Aucun ne correspondait réellement à l’indicateur dont il portait le nom. Inutilisable en l’état et surtout impossible à corriger pour quelqu’un qui n’a pas compris ce que l’indicateur demande.
Le problème de fond est le même dans les 2 premiers formats, à deux niveaux de prix très éloignés. Vous repartez avec des documents que vous ne savez pas défendre.
Souvenez-vous du principe : on audite la mise en œuvre effective. L’auditeur ne vient pas vérifier que vous possédez un document nommé « procédure d’accueil des publics en situation de handicap ». Il vient vérifier ce que vous faites quand une personne en situation de handicap s’inscrit chez vous. Il vous demande de le prouver.
Un document que vous ne savez pas expliquer ne prouve rien.
C’est aussi pour ça que le prix seul ne vous dit rien sur la qualité. Un kit à 27 € et un accompagnement à 5 000 € peuvent vous laisser dans la même situation le jour de l’audit, face à une question à laquelle vous ne savez pas répondre. Pour le budget complet, audits compris, j’ai détaillé le prix de la certification Qualiopi sur un cycle de 3 ans.
On lit souvent qu’un kit bon marché est une fausse économie. Je le dis autrement. Vous pouvez très bien y arriver seul. Vous récolterez peut-être des non-conformités au passage, vous les lèverez et ça n’aura rien de grave.
Ce que l’autonomie vous coûtera, c’est du temps. Environ 6 mois de préparation, d’après ce que je constate. La question à vous poser avant d’acheter quoi que ce soit est donc celle-là : est-ce que je préfère payer en argent ou en mois ?
Les 7 questions à poser avant de choisir un accompagnateur Qualiopi
Voici les questions que je poserais si je devais choisir un accompagnateur Qualiopi aujourd’hui. Chacune est suivie de la réponse qui doit vous alerter.
- « Que me ferez-vous préparer pour l’ouverture de l’audit ? »
Réponse attendue : le dernier bilan pédagogique et financier, la liste des formations réalisées, la liste des participants.
Réponse qui alerte : une réponse générale sur les indicateurs ou sur la base documentaire. - « Combien de non-conformités vos clients ont-ils eues le jour de l’audit ? »
Réponse attendue : un chiffre et la proposition de vous mettre en relation avec ces clients.
Réponse qui alerte : un taux de certification à la place du chiffre demandé. - « À la fin de l’accompagnement, qu’est-ce que je saurai faire seul ? »
Réponse attendue : expliquer votre démarche qualité et retrouver vos preuves sans aide.
Réponse qui alerte : une réponse qui décrit ce que lui fera, plutôt que ce que vous saurez faire. - « À quelle fréquence échange-t-on pendant la prestation ? »
Réponse attendue : un rythme précis et ce qui se passe entre deux rendez-vous.
Réponse qui alerte : le flou. C’est la défaillance la plus fréquente chez les clients déçus que je récupère. - « Prenez-vous connaissance du plan d’audit avant le jour J ? »
Le certificateur transmet systématiquement son plan d’audit avant l’audit. Un accompagnateur qui le lit sait sur quoi vous serez interrogé.
Réponse qui alerte : ne pas savoir de quoi vous parlez. - « Que se passe-t-il si une non-conformité tombe malgré tout ? »
Réponse attendue : rester à vos côtés pour la lever, dans les délais impartis.
Réponse qui alerte : la garantie que ça n’arrivera pas. - « Comment prévoyez-vous d’intégrer le référentiel qui entre en vigueur le 1ᵉʳ novembre ? »
Le référentiel change cette année, après des années de stabilité. Cette question vous dit tout de suite si la personne en face suit son sujet.
Il reste une vérification que vous pouvez faire sans rien demander à personne : lisez les avis Google de la structure. Un accompagnateur choisit les références qu’il vous transmet. Il ne choisit pas les avis qu’on lui laisse.
Regardez surtout ce que les avis racontent. Un avis qui dit « très professionnel » vous apprend peu. Un avis qui raconte comment la personne a vécu son audit vous apprend beaucoup.
Les signaux d’alerte sur le site d’un accompagnateur Qualiopi
Avant même le premier rendez-vous, son site vous renseigne déjà. Voici ce que je regarde. Vous pouvez le faire en quelques minutes.
- Le logo Qualiopi sur ses pages. Le règlement d’usage réserve la marque aux organismes qui détiennent eux-mêmes la certification et qualifie d’usage abusif son emploi par un tiers. Un accompagnateur qui n’est pas lui-même certifié n’a pas le droit de l’afficher. S’il le fait, il ignore les règles de la marque qu’il vous propose d’obtenir.
- La garantie écrite de zéro non-conformité. Aucun accompagnateur ne peut la tenir, puisque l’audit ne lui appartient pas. Il promet un résultat qui ne dépend pas de lui.
- Le chiffre qui esquive. Vous demandez combien de non-conformités ses clients ont eues, il répond par un taux de certification. Il communique sur le seul chiffre qui ne peut pas être mauvais.
- Le prix qu’on ne vous donne pas. Un tarif affiché clairement est plutôt bon signe. Méfiez-vous de l’inverse : un prix qui n’arrive qu’après plusieurs rendez-vous, ou qui bouge sans que vous compreniez sur quoi. Vous ne pouvez alors comparer avec personne. C’est parfois l’intention.
- Le vocabulaire du « clé en main ». « Nous montons votre dossier », « vous n’avez rien à faire ». Ces formules annoncent ce qui va se passer : il produira des documents que vous devrez défendre sans les avoir construits. Le jour de l’audit, c’est vous qui répondez.
- Le silence sur ce que vous saurez faire à la fin. Son offre s’arrête à l’obtention de la certification. Rien n’est dit sur la suite. Une offre limitée à l’audit initial reste honnête, on l’a vu. Elle devient un signal quand le transfert de compétence n’apparaît nulle part.
Aucun de ces signaux ne condamne à lui seul un accompagnateur Qualiopi. 2 ou 3 réunis dessinent en revanche une façon de travailler. Vous n’avez pas besoin d’un rendez-vous pour les repérer.
Vérifier ce qui se passe après votre certification
Votre certification Qualiopi ouvre un cycle de 3 ans, rythmé par 3 rendez-vous. La plupart des articles s’arrêtent au premier.
| L’audit | Quand il tombe | Ce que vous devez savoir faire seul ce jour-là |
|---|---|---|
| Audit initial | Au moment de votre certification | Présenter vos 3 documents d’ouverture, expliquer chacun de vos process, retrouver vos preuves |
| Audit de surveillance | Entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois qui suivent | Montrer ce que vous avez réellement mis en œuvre depuis. Si aucune action de formation n’a été réalisée, présenter les process que vous avez mis en place |
| Audit de renouvellement | Avant la fin de votre cycle de 3 ans | L’ensemble, sur un cycle complet d’activité |
Un accompagnement peut légitimement porter sur un seul de ces 3 audits. Aucune règle n’oblige un accompagnateur à couvrir les 3. Une offre qui s’arrête à l’audit initial reste une offre honnête.
Ce qui compte se situe ailleurs. À la fin de votre accompagnement, vous devez être capable de piloter seul votre démarche qualité.
Certains accompagnateurs sont présents le jour de l’audit. Aucun n’est à vos côtés le reste du temps, quand il faut piloter les éléments de preuve de chaque action que vous réalisez. C’est là que la démarche qualité se vit. C’est exactement ce que l’auditeur vient constater.
Posez-lui donc la question directement : à la fin, qu’est-ce que je saurai faire sans vous ?
Un dernier point, vérifiable lui aussi. Le certificateur transmet systématiquement son plan d’audit avant le jour J. Un accompagnateur qui le lit sait sur quoi vous allez être interrogé et prépare en conséquence. Celui qui ne le demande jamais travaille à l’aveugle sur une information qui lui est pourtant accessible.
Si vous voulez savoir ce qui vous attend concrètement à ce rendez-vous, j’explique son déroulement dans mon article sur l’audit de surveillance Qualiopi.
Vous n’avez aucun label à consulter, aucun annuaire officiel à interroger. La vérification vous revient entièrement. Elle tient en 2 questions que vous pouvez poser dès le premier rendez-vous.
Demandez ce qu’il vous fera préparer pour l’ouverture de votre audit. Demandez combien de non-conformités ses clients ont eues le jour J. Les 2 réponses vous en diront plus que n’importe quelle page de références.
Le reste se vérifie ensuite : la clarté sur ce qui est inclus, la fréquence des échanges, la lecture du plan d’audit, ce que vous saurez faire seul à la fin et les avis que d’autres ont laissés sans qu’il puisse les choisir.
De mon côté, je propose les 2 formats dont je vous ai parlé. Un accompagnement Qualiopi complet à 2 100 € HT, audit blanc inclus quelques jours avant l’audit officiel pour les derniers réglages. Et un parcours de formation de 21 heures, à l’issue duquel vous passez une épreuve de certification du titre RS 7387, éligible à une prise en charge CPF.
Dans les deux cas, l’objectif est le même : que vous sachiez répondre à l’auditeur sans moi dans la pièce.
